Entrepôts
Le menu « Entrepôts » est la première page qui s’affiche une fois connecté, et permet de faire diverses opérations : créer et gérer des entrepôts, relier un projet à un entrepôt, effectuer des mouvements, effectuer des inventaires… Vous y trouverez aussi un tableau de bord spécifique à l’entrepôt.
GESTION D’ENTREPÔT
Le menu « Entrepôts » concerne la gestion des stocks, des emplacements, des articles, de la préparation, de la réception, de l’expédition et du transport des articles stockés dans les entrepôts.
En premier vous verrez une liste des entrepôts. Cliquer sur le bouton «Nouvel entrepôt» permet d’enregistrer un nouvel entrepôt, en cliquant dessus, la fenêtre « Nouvel entrepôt » s’ouvrira, renseignez toutes les informations et cliquez sur «Sauvegarder les modifications» pour valider.
STATUT D'ENTREPÔT
Quand un entrepôt est « inactif » ça veut dire qu’il n’est plus utilisé et quand il est « verrouillé » ça veut dire que quelqu’un a verrouillé l’entrepôt pour pouvoir utiliser l’application mobile hors ligne (sans internet) et faire des modifications, il pourra se resynchroniser par la suite et rétablir l’accès aux autres utilisateurs (un utilisateur « administrateur » peut également désactiver l’accès hors-ligne).
Il n'est pas possible de complètement supprimer un entrepôt, seulement de le désactiver.
STOCK
L’onglet « stock » montre les articles et leurs quantités dans le stock de l’entrepôt sélectionné. En cliquant sur un article, vous aurez les détails de celui-ci, les
informations sur le dernier mouvement associé et vous pouvez générer un
code QR ou un fichier de stock au format PDF.
Le bouton « Filtre » permet d’appliquer un filtre par adressage, date d’expiration, projet et quantité.
Le bouton « Exporter CSV » permet d’exporter un fichier de stock au format tableur, vous avez la possibilité d’exporter avec ou sans historique.
MOUVEMENTS
L’onglet « Mouvements » liste tous les mouvements de l’entrepôt sélectionné et permet de faire la gestion de ceux-ci. C’est sur cet onglet que vous pouvez créer et valider tous types de mouvement.
Les types de mouvements possibles sont les suivants :
- Entrée : Ce mouvement correspond à une entrée des articles dans l’entrepôt comme par exemple à la suite d’un achat ou à une donation de matériel etc.
- Sortie : Ce mouvement correspond à une sortie des articles de l’entrepôt vers l’extérieur comme par exemple une distribution, livraison, etc.
- Destruction : Ce mouvement correspond à une destruction des articles qui sont abîmés, périmés, etc.
- Don - disponible seulement pour certains utilisateurs : Sortie d’articles vers un partenaire (association, organisation publique etc.)
- Transfert : Ce mouvement correspond au déplacement du stock d’un projet vers un autre projet
- Demande de sortie de stock / réquisition : Étape nécessaire avant la sortie des articles de l’entrepôt (avant un don ou une sortie)
- Déplacement : Sortie d’articles vers une destination interne
- Inventaire : Ce mouvement consiste à comptabiliser les stocks des articles disponibles total, partiel ou par projet et permet d’assurer une bonne gestion. L’inventaire est un outil efficace pour :
- Prévenir les erreurs de gestion
- Déterminer la valeur des articles en stock
- Répertorier les articles en stock et ceux qui sont en rupture
En cliquant sur « Nouveau mouvement » vous aurez un menu déroulant des types de mouvements. Vous devez cliquer sur le nom souhaité pour commencer un mouvement. Les étapes suivantes varient en fonction du type de mouvement.
Les champs ayant des astérisques sont obligatoires, le bouton « Sauvegarder » restera grisé tant que toutes ces champs ne seront pas remplis.
EXPORT
Vous avez la possibilité d’exporter les mouvements au format tableur en cliquant sur « Export CSV ». Vous aurez un menu déroulant avec
plusieurs possibilités, sélectionnez un type de mouvement et un fichier
sera directement téléchargé sur votre appareil portant le nom du
mouvement + export.xls.
Il est noté que ces exports sont sans en-têtes et formatage.
AUTRES ONGLETS
L’onglet « Information » montre tous les détails de l’entrepôt sélectionné et permet d’apporter les modifications à celui-ci.
L’onglet « Alerte » permet de créer et d’éditer les alertes des articles en stock. Ces alertes servent de notification en cas de faible stock, un seuil doit être défini à la création d’une alerte. Cliquez sur le bouton « Nouvelle alerte » puis sélectionnez un article, définissez un seuil pour créer une nouvelle alerte.
L’onglet « Alerte » permet de créer et d’éditer les alertes des articles en stock. Ces alertes servent de notification en cas de faible stock, un seuil doit être défini à la création d’une alerte. Cliquez sur le bouton « Nouvelle alerte » puis sélectionnez un article, définissez un seuil pour créer une nouvelle alerte.
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